Listonosz zawsze puka dwa razy
Dzisiaj zajmiemy się korespondencją przesyłaną przez w postępowaniu administracyjnym za pośrednictwem operatora publicznego. Chodzi o przesyłki polecone awizowane, nie podjęte przez adresata, zwrócone nadawcy z adnotacją: „nie podjęto w terminie”. Temat wydawałoby się znany, ale „diabeł tkwi w szczegółach”. Zajmijmy się zatem detalami.
Ustawodawca w procedurze administracyjnej przewidział tzw. doręczenie zastępcze. Polega ono na tym, iż po ścisłym spełnieniu formalnych wymogów przez doręczyciela, stosowna regulacja zezwala na przyjęcie domniemania doręczenia decyzji administracyjnej czy też wezwania do Sądu, pomimo tego, iż adresat jej nie podjął. Często zdarza się tak, że nie mamy świadomości o wydaniu przez organ podatkowy decyzji, upłynął już termin do wniesienia odwołania. Niejednokrotnie oznacza to poważne tarapaty. Jak się bronić? Należy wykazać przez właściwym organem, iż nie zostały spełnione przesłanki do uznania skutecznego doręczenia przesyłki. Sposób doręczania korespondencji jest ściśle sformalizowany. Wedle art. 44 § 1 K.p.a. doręczenie zastępcze jest stosowane dopiero w razie niemożności doręczenia pisma w sposób określony w art. 42 i 43 K.p.a. ( w mieszkaniu lub miejscu pracy bądź za pośrednictwem dorosłego domownika). Wtedy poczta przechowuje pismo przez okres 14 dni od daty pierwszego zawiadomienia w swojej placówce pocztowej. Przesyłka jest awizowana dwukrotnie, z upływem 14-ego dnia na potwierdzeniu odbioru przyjmuje się, że przesyłka została doręczona, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Dla skutecznego doręczenia nie wystarczy zatem, że do Pana Kowalskiego listonosz przyjdzie dwukrotnie. W dokumencie zwanym „potwierdzeniem odbioru” listonosz jest obowiązany potwierdzić, że nie zastał adresata w domu, zawiadomienie o przesyłce zostało umieszczone w skrzynce na korespondencję lub w innym widocznym miejscu oraz że przesyłki nie podjęto w terminie. Warunkiem sine qua non uznania przesyłki za doręczoną jest łączne spełnienie powyższych wymogów. Pamiętajmy: niedochowanie choćby jednego z nich spowoduje, iż nie można w postępowaniu administracyjnym uznać przesyłki za doręczoną.
Analogiczne rozwiązania w zakresie doręczeń przewiduje Ordynacja podatkowa. Warto je znać, bo może się okazać, iż nieskuteczne doręczenie decyzji podatkowej spowoduje przedawnienie zobowiązania podatkowego. W rezultacie Kowalski nie będzie musiał zapłacić podatku.
Regulują to poniżej podane przepisy Ordynacji podatkowej:
Art. 149. Doręczanie pism w przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania lub pod adresem do doręczeń
W przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania albo pod adresem do doręczeń w kraju pisma doręcza się za pokwitowaniem pełnoletniemu domownikowi, a gdyby go nie było lub odmówił przyjęcia pisma – sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy – gdy osoby te podjęły się oddania pisma adresatowi. Zawiadomienie o doręczeniu pisma sąsiadowi, zarządcy domu lub dozorcy umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub na drzwiach mieszkania adresata, lub w widocznym miejscu przy wejściu na posesję, na której zamieszkuje adresat lub której adres wskazano jako adres do doręczeń.
Art. 150. Niemożność doręczenia pisma adresatowi
§ 1. W razie niemożności doręczenia pisma w sposób wskazany w art. 148 miejsca doręczania pism osobie fizycznej § 1 lub art. 149 doręczanie pism w przypadku nieobecności adresata w miejscu zamieszkania lub pod adresem do doręczeń:
1) operator pocztowy w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. - Prawo pocztowe przechowuje pismo przez okres 14 dni w swojej placówce pocztowej - w przypadku doręczania pisma przez operatora pocztowego;
2) pismo składa się na okres 14 dni w urzędzie gminy (miasta) – w przypadku doręczania pisma przez pracownika organu podatkowego lub przez inną upoważnioną osobę.
§ 2. Zawiadomienie o pozostawaniu pisma w miejscu określonym w § 1, wraz z informacją o możliwości jego odbioru w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy w terminie 7 dni od dnia pozostawienia zawiadomienia, umieszcza się w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, na drzwiach mieszkania adresata, lub miejsca wskazanego jako adres do doręczeń w kraju, na drzwiach jego biura lub innego pomieszczenia, w którym adresat wykonuje swoje czynności zawodowe bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.
§ 3. W przypadku niepodjęcia pisma w terminie, o którym mowa w § 2, pozostawia się powtórne zawiadomienie o możliwości odbioru pisma w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pierwszego zawiadomienia o złożeniu pisma w placówce pocztowej albo w urzędzie gminy.
§ 4. W przypadku niepodjęcia pisma, doręczenie uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w § 1, a pismo pozostawia się w aktach sprawy.
Art. 150a. Doręczenie na adres skrytki pocztowej
Na wniosek strony doręczenie może być dokonane na wskazany przez nią adres skrytki pocztowej. W tym przypadku pismo przesłane za pośrednictwem operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe składa się w placówce pocztowej tego operatora. Przepisy art. 150 niemożność doręczenia pisma adresatowi § 2–4 stosuje się odpowiednio, z tym że zawiadomienie o pozostawieniu pisma w placówce pocztowej, wraz z informacją o możliwości jego odbioru, umieszcza się w skrytce pocztowej adresata.
Ignorantia juris nocet. Warto znać przepisy w tym zakresie, a w razie wątpliwości skorzystać z konsultacji prawnej.
Autor:
Radca prawny
Lidia Siegmund